Обычно, когда вы открываете доступ к базе данных, люди получают одинаковые права на все её страницы. И если вы хотите предоставить доступ к какой-либо страницы внутри базы данных, нужно было дать доступ ко всей исходной базе данных, что было не совсем удобно.

Но с новыми настройками это можно менять:

• Сделать запись приватной — её будете видеть только вы.
• Ограничить доступ — например, страница видна всей команде, но редактировать её может только менеджер.
• Расширить доступ — база закрыта, но конкретную страницу можно открыть для подрядчиков или коллег.

В итоге в одной и той же базе могут быть записи с разными уровнями доступа.

Вот несколько примеров, где разграничение доступов будет работать максимально эффективно:

• HR-база: вся команда видит вакансии, а данные кандидатов открыты только рекрутерам.
• Проекты: база общая, но отдельные проекты доступны только ответственным.
• База знаний: часть страниц — для всех сотрудников, часть — только для узкой группы.
• Клиентский портал: клиент видит проекты, задачи и счета, для которых вы сделали ему доступ

Чтобы настроить права доступа, в базе данных должно быть хотя бы одно свойство типа Person.

1. Откройте базу данных. Это должна быть исходная база, а не связанное представление (linked view).
2. В правом верхнем углу нажмите Share (Поделиться).
3. Найдите поле "Page-level access"
4. Нажмите "Add a new rule" и выберите свойство, на основе которого будет предоставлен доступ (например, Ответственный - тип поля "Person").
5. Выберите уровень доступа для этого свойства

• Can edit (Редактирование) — может менять содержание страницы.
• Can comment (Комментарии) — видит и комментирует, но не редактирует.
• Can view (Только просмотр) — страница доступна только для чтения.

То, как участники смогут взаимодействовать с содержимым базы после назначения прав, зависит от того, есть ли у них доступ к самой базе данных.

Если у человека уже есть доступ к базе
Предположим, у вас есть база задач, и у сотрудницы Анны есть доступ Can comment (комментировать). Если вы добавите для неё правило уровня страницы и назначите её ответственной за задачу с правами Can edit, то:

• ко всей базе у неё по-прежнему будут права на комментарии,
• но к назначенной задаче — расширенные права на редактирование.

Если у человека нет доступа к базе
Представим, у вас есть база задач с доступом только у вас.
Вы назначаете Анну ответственной за Задачу 1 и через правило уровня страницы даёте ей Can edit.

В этом случае, если Анна попытается открыть базу напрямую, она увидит ошибку, но она сможет работать с задачей двумя способами:

1. Получит уведомление в Notion, что ей назначена задача, и откроет её из уведомлений.
2. Вы создадите связанное представление базы (Linked database) на отдельной странице, откроете доступ к этой странице — и тогда Анна увидит там все задачи, назначенные на неё.

👉 Чтобы создать связанное представление:

• Введите /linked на странице,
• Выберите Linked view of data source,
• Найдите базу и вставьте её.
• Предоставьте к этой странице доступ человеку

Остались вопросы или нужна помощь с освоением Notion? Подписывайся на мой телеграм-канал, где я разбираю подробно все обновления и лайфхаки по работе: https://t.me/notion_mari